ラヴェルミ会計事務所（以下「当事務所」といいます）は、記帳代行、税務申告、決算、監査対応支援、お問い合わせ対応その他のサービスを提供するにあたり、お客様の個人情報を大切に取り扱います。本ポリシーは、当事務所がどのような情報を取得し、何のために利用し、どのような方法で保護するかを説明するものです。当サイトまたは当事務所のサービスをご利用になる前に、内容をご確認ください。
1．適用範囲と基本方針
本ポリシーは、当サイト、予約フォーム、注文フォーム、電話、電子メール、対面での受付を通じて当事務所が取得する個人情報に適用されます。当事務所は、個人情報の保護に関する法律、関連する政令、ガイドラインその他の法令を遵守し、利用目的に必要な範囲で適正かつ公正に情報を取り扱います。偽りその他不正な手段で個人情報を取得せず、必要性がなくなった情報は、法令または業務上の保存義務に従い、安全な方法で削除または匿名化します。
2．取得する情報
当事務所は、氏名、ふりがな、住所、電話番号、電子メールアドレス、希望するサービス、予約日時、事業形態、注文教材、配送先、問い合わせ内容、会計・税務に関する資料の申告などを取得することがあります。決済を外部事業者が処理する場合、当事務所は完全なカード番号や暗証番号を保持しません。また、当サイトの利用時には、端末の種類、閲覧したページ、アクセス日時、参照元、クッキー識別子、概略的な地域、ブラウザー情報などが自動的に記録される場合があります。
3．利用目的
取得した情報は、予約の受付と確認、本人確認、業務内容の調整、記帳・申告に必要な資料の確認、教材の準備、商品の発送、代金の請求、返金、問い合わせへの回答、重要なお知らせの送付、サービス品質の改善、安全管理、不正利用の防止、法令上の記録作成に利用します。お客様が明示的に希望した場合には、新サービス、税制改正の案内、教材の案内を電子メールで送ることがあります。案内は、各メールに記載した方法または当事務所への連絡により、いつでも停止できます。
4．会計・税務に関する情報
売上、経費、資産、負債などの会計情報および税務上の情報は、記帳代行、税務申告、決算、監査対応支援を安全かつ適切に提供するために必要な場合に限り、本人の同意を得て取得します。これらの情報は、帳簿の作成、申告書の作成、決算資料の準備、監査対応その他ご依頼への対応を目的として利用します。当事務所は投資助言、資産運用、複雑な金融商品の提案は行っておらず、それらに関する情報の取得や利用も行いません。
5．第三者への提供
当事務所は、本人の同意がある場合、法令に基づく場合、人の生命、身体または財産の保護に必要で同意を得ることが困難な場合を除き、個人情報を第三者へ販売または提供しません。税務署等の関係官庁への提出、会計システム、予約システム、電子メール配信、決済、データ保管などの業務を外部事業者へ委託することがあります。この場合、委託先を適切に選定し、秘密保持、安全管理、再委託、事故時の報告に関する条件を定め、必要な監督を行います。
6．国外での処理
利用するクラウドサービスや解析サービスの設備が日本国外に置かれる場合があります。当事務所は、提供事業者の所在国、個人情報保護制度、安全管理措置を可能な範囲で確認し、契約上の保護を講じます。国外移転について本人の同意が必要となる場合には、必要な情報を提示したうえで同意を取得します。具体的な委託先や保護措置について確認を希望される方は、末尾の窓口までお問い合わせください。
7．安全管理
当事務所は、アクセス権限の限定、強固な認証、通信の暗号化、端末の更新、紙資料の施錠保管、従業者への教育、定期的な権限確認など、情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセスを防止するための措置を実施します。事故が疑われる場合は、影響範囲を調査し、拡大防止、復旧、原因分析、再発防止を行います。法令上必要な場合は、個人情報保護委員会への報告および対象となる本人への通知を行います。
8．保存期間
予約や問い合わせに関する情報は、対応完了後も履歴確認や紛争防止のため合理的な期間保存します。会計・税務に関する記録は、税法その他の法令が定める期間保存します。配信登録情報は、解除の申し出を受けるまで、またはサービス終了まで保持することがあります。保存期間を経過した情報は、復元が困難な方法で削除、裁断、上書きまたは匿名化します。バックアップ内の情報は、通常の更新周期に従って順次消去されます。
9．本人の権利
本人は、法令の範囲内で、保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供の停止を請求できます。請求時には、なりすましを防ぐため本人確認書類または予約情報の提示をお願いする場合があります。代理人による請求では、代理権を確認する資料が必要です。法令により請求に応じられない場合、他者の権利を害するおそれがある場合、業務に著しい支障がある場合には、その理由を説明します。
10．法人のお客様
法人のお客様がサービスを申し込む場合は、担当者の氏名、役職、連絡先などを取得することがあります。担当者の変更があった場合は、速やかに当事務所までご連絡ください。決算資料や監査資料に含まれる従業員等の個人情報を取り扱う場合は、当該法人の責任において必要な同意を取得いただくようお願いしています。
11．資料と業務記録
業務中に、記帳内容の確認、品質管理、教材改善のため、お預かりした資料の写しを保管することがあります。顔や個人を識別できる画像をウェブサイト、印刷物、交流サービスなどに掲載する場合には、事前に用途と媒体を説明し、別途同意を得ます。いったん同意した場合でも、将来の利用について撤回を申し出ることができます。ただし、すでに配布済みの印刷物や第三者による共有を完全に回収できない場合があります。
12．解析、外部リンクおよびクッキー
当サイトは、表示設定の保持、フォームの安定動作、利用状況の把握のためクッキーまたは類似技術を使用することがあります。必須でないクッキーは、利用者が選択できるよう努めます。外部サイトへのリンク先における個人情報の取り扱いは、各運営者の方針に従います。当事務所はリンク先の内容や安全性を保証しません。詳しい種類、目的、保存期間、拒否方法はクッキーポリシーをご確認ください。
13．変更と通知
法令、サービス内容、利用する技術の変更に応じて、本ポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、当サイト上の分かりやすい場所への掲示、電子メールその他適切な方法でお知らせします。変更後のポリシーは、別段の記載がない限り掲載日から効力を生じます。過去の同意範囲を実質的に超える利用を行う場合は、必要に応じて改めて同意を取得します。
14．お問い合わせ窓口
個人情報の取り扱い、開示請求、苦情、相談については、ラヴェルミ個人情報窓口までご連絡ください。所在地は新湯川, Nakanojō, Gunma Prefecture 377-1701, Japan、電話番号は +81 98 1536 9809、電子メールは [email protected] です。受付内容を正確に確認するため、回答に一定の日数をいただく場合があります。